Làm thế nào để truyền tải phản hồi (feedback) hiệu quả. Kinh nghiệm từ một Account.

Mình là một trong hai Account tại The Lab, công ty thiết kế tổng hợp với các dự án định vị thương hiệu, thiết kế nội thất và truyền thông có 30 nhân viên (trong những năm đâu tiên, mình là Account duy nhất), đã tham gia xây dựng công ty, phát triển kinh doanh và ra mắt các dự án sáng tạo cho công ty cũng như cho các khách hàng đa quốc gia.

Theo mình, cách quản lí và truyền tải feedback là một trong những yếu tố quan trọng giúp công ty phát triển (mà không cần phải tham gia đấu thầu, không phải tăng ca xuyên đêm và cuối tuần, và quan trọng nhất là không cần phải thoả hiệp với chất lượng sáng tạo của đồng đội)

Trước tiên: những cách sau không hiệu quả (chí ít là với mình)

  • Tránh đi thẳng vào vấn đề vì sợ đồng đội tổn thương. Chúng ta nên học cách truyền tải đúng phản hồi vào thời điểm phù hợp, để giải quyết những vấn đề của khách hàng mà vẫn dành sự cảm thông dành cho quy trình thiết kế và sáng tạo. Các bạn thiết kế cũng sẽ học được cách đón nhận bình luận từ khách hàng và Account.
  • Ngồi kế bên và nắm tay chỉ việc cho thiết kế. Họ sẽ sớm nghỉ việc. Chúng ta sẽ mệt mỏi. Khách hàng sẽ đánh giá thấp giá trị công ty. Dự án sẽ đau thương.
  • Tự tìm giải pháp và đưa cho thiết kế. Chúng ta sẽ không được nhật về xu hướng thiết kế, công cụ cũng như cách tiếp cận tốt hơn người thiết kế. Thời gian của Account nên được dành cho những giải pháp liên quan đến dự án, tiến độ, chi phí, khách hàng, kinh doanh...
  • Hãy thử những cách tiếp cận sau:

    Tập trung vào chuyên môn của mình và tin tưởng vào chuyên môn của thiết kế

    Khi lắng nghe ý tưởng, chúng ta thường có áp lực phải đóng góp và phản hồi. Đôi khi chúng ta dành thời gian để bình luận về những hạng mục không phải chuyên môn của mình.

    Feedback có thể đến từ những góc độ khác nhau. Chúng ta nên tập trung vào những gì mình tự tin nhất.

    Ví dụ:

  • Accounts nên đóng góp để đảm bảo ý tưởng của thiết kế phù hợp với yêu cầu của khách hàng, trả lời được đề bài và đảm bảo được tiến độ cùng chi phí.
  • Producer có thể chia sẻ góc nhìn từ nhà sản xuất (tính khả thi, vật liệu, chi phí và thời gian sản xuất) cùng kinh nghiệm sản xuất của mình
  • Khách hàng là người hiểu nhất về thương hiệu, khách hàng, sản phẩm và mục đích kinh doanh của họ, chúng ta nên lắng nghe những thông tin này.
  • Điều này không có nghĩa là chúng ta không nên đóng góp ý kiến cá nhân của mình. Chúng ta có thể quan sát và quyết định xem trong giây phúc đó, ý kiến của mình liệu sẽ giúp đỡ hay làm ảnh hưởng đến dự án.

    Điều này không có nghĩa là chúng ta không nên đóng góp ý kiến cá nhân của mình. Chúng ta có thể quan sát và quyết định xem trong giây phúc đó, ý kiến của mình liệu sẽ giúp đỡ hay làm ảnh hưởng đến dự án.

    Những giai đoạn khác nhau đòi hỏi những feedback phù hợp

    Dự án thường gồm 3 giai đoạn chính. Mục tiêu chung là đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời gian và chất lượng, tránh gặp phải những bình luận đáng lẽ ra phải được đóng góp và xử lí ở những giai đoạn trước đó.

  • Giai đoạn Concept (Ý tưởng sơ bộ)
  • Giai đoạn phát triển thiết kế
  • Giai đoạn sản xuất
  • Một ví dụ về dự án thiết kế kiến trúc và nội thất ở The Lab

  • Giai đoạn Concept
  • Creative Development
  • Giai đoạn sản xuất, thi công
  • Vấn đề thật sự đằng sau mỗi bình luận

    Học cách tìm ra vấn đề thực sự đằng sau bình luận (feedback) sẽ giúp chúng ta tiết kiệm rất nhiều thời gian của dự án.

    Hầu hết, các bình luận này đến từ một nỗi lo lắng nào đó. Đặt câu hỏi để tìm ra nguyên nhân thật sự đằng sau nó.

    Ví dụ:

  • Khách hàng: Chị muốn cái ghế màu đỏ và to hơn nữa
  • Account: Vì sao chị nghĩ ghế đỏ và to hơn sẽ hiệu quả hơn?
  • Khách hàng tin rằng màu đỏ sẽ củng cố nhận diện thương hiệu của họ. Và họ từng có một khách hàng bị thương sau khi ngồi lên một chiếc ghế vì ghế bị gãy nên họ nghĩ ghế to sẽ vững chắc hơn.
  • Khi nhận diện được vấn đề thực sự đằng sau, chúng ta có thể tìm các giải pháp thay thế để tăng nhận diện thương hiệu. Hay một cách khác để có một chiếc ghế thanh mảnh nhưng vẫn chắc chắn.
  • Trước khi đặt câu hỏi về các yêu cầu của khách hàng, hãy đảm bảo rằng họ tin tưởng bạn (nhiệm vụ của bạn là xây dựng lòng tin đó, không phải ngược lại). Khách hàng nên tin và biết rằng bạn luôn quan tâm đến họ.

    Trước khi đặt câu hỏi về các yêu cầu của khách hàng, hãy đảm bảo rằng họ tin tưởng bạn (nhiệm vụ của bạn là xây dựng lòng tin đó, không phải ngược lại). Khách hàng nên tin và biết rằng bạn luôn quan tâm đến họ.

    Tìm hiểu về các công cụ kị thuật đằng sau quy trình thiết kế.

    Công việc sáng tạo là một hình thức nghệ thuật đòi hỏi sự thành thạo các công cụ kỹ thuật. Là một Account (hoặc Khách hàng), chúng ta nên hiểu các công cụ một chút để đưa ra phản hồi hiệu quả.

    Một số công cụ mà thiết kế sử dụng tại The Lab là Adobe Creative Suite, 3ds Max, SketchUp, Mô hình vật lý và Mẫu thử.

     Mình chỉ bình luận sau khi hiểu được mức độ phức tạp và thời gian cần để giải quyết những phản hồi đó, từ đó cố gắng hệ thống các bình luận một cách tốt nhất có thể.

    Mình chỉ bình luận sau khi hiểu được mức độ phức tạp và thời gian cần để giải quyết những phản hồi đó, từ đó cố gắng hệ thống các bình luận một cách tốt nhất có thể.

    Ví dụ:

  • Mất tới 1 giờ để render một bức hình thiết kế nội thất có độ phân giải cao. Phải mất nhiều giờ hơn để dựng lên các hạng mục nội thất bên trong trong bức ảnh
  • Có thể mất đến 20 phút (hoặc nhiều hơn) để render một đoạn video 4K dài 2 phút. Mọi thay đổi, dù nhỏ đến đâu, sẽ mất thời gian.
  • Việc chuyển đổi vị trí của bộ ghế sofa và phòng họp trên bố cục có thể ảnh hưởng đến mọi thứ trong bố cục đó và mọi thứ sau đó như 3D, đường điện nước, tiến độ và ngân sách.
  • Đây là những công cụ hiệu quả đối với mình trong 4 năm qua ở The Lab. Hy vọng nó cũng hiệu quả với bạn và nếu bạn có bất kỳ mẹo nào, hãy liên hệ với mình qua phuonganh@thelabsaigon.com!

    Hữu ích? Đọc thêm các bài viết khác của The Lab.

    Tác giả:

    Phuong Anh, Account Director/Partner, The Lab

    Về The Lab

    The Lab là một công ty thiết kế và sáng tạo trải nghiệm với đầy đủ dịch vụ có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Được thành lập vào năm 2015. Chúng tôi là một đội gồm 30 người trẻ trong các lĩnh vực đa dạng như kiến trúc, thiết kế nội thất, xây dựng thương hiệu, quảng cáo, quản lý dự án. Các dự án thành công và nổi tiếng nhất của chúng tôi thường kết hợp một số hoặc tất cả các lĩnh vực của chúng tôi lại với nhau. Khách hàng của The Lab bao gồm các công ty đa quốc gia, các tổ chức văn hóa và các doanh nhân.

    Chúng tôi có một công ty chị em sở hữu các thương hiệu trong lĩnh vực nhà hàng khách sạn có tên là TLC với hơn 100 nhân viên.

    Để tìm hiểu thêm về các giá trị, dịch vụ, văn hóa và công việc của chúng tôi, hãy tham quan bên dưới